Integritetspolicy

1. INLEDNING

Scandinavian Property Group AB, org.nr 556810-7329, med adress: Biblioteksgatan 8, 111 46 Stockholm är ett fastighetsbolag som grundades år 2004. SPG arbetar med utveckling av bostäder, omsorgsfastigheter och projektutveckling av befintlig byggnation.
Scandinavian Property Group AB och bolag inom vår grupp ”SPG” behandlar diverse personuppgifter som vi är personuppgiftsansvariga för. Vi värnar om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. SPG strävar alltid efter att se till att personuppgifter behandlas på ett lagenligt och korrekt sätt, samt att samtliga anställda eller uppdragstagare som behandlar personuppgifter för SPGs räkning har de kvalifikationer och den kunskap som krävs.
Denna integritetspolicy innehåller regler och riktlinjer för den behandling av personuppgifter som görs av SPG oavsett vilken typ av personuppgifter det är fråga om eller vems personuppgifter det rör. Policyn förklarar hur vi samlar in och behandlar personlig information samt att den beskriver dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor, se kontaktuppgifter under avsnitt 9.

2. VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter är därmed personuppgifter om de kan kopplas till en fysisk person. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter räknas som behandling av personuppgifterna, oavsett om den utförs automatiskt eller ej. Vanliga behandlingar kan exempelvis vara insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

3. VAR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och att alla våra IT-system ska finnas inom EU/EES. Om vi är tvungna att dela dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES får biträdet endast ta del av den information som är relevant för ändamålet.
Oavsett i vilket land dina personuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES.

4. VILKA PERSONUPPGFTER BEHANDLAR VI OM DIG?

I följande avsnitt redogörs för vilka personuppgifter som SPG kan komma att behandla vid olika tillfällen inom verksamheten.

4.1 När du söker information om ett bostadsprojekt

Insamling av information om ett bostadsprojekt sker via SPGs webbplats samt genom våra andra officiella kanaler. Dessa uppgifter hanteras för att administrera intresseanmälningar för ett bostadsprojekt för att ge ut information om projektet samt för att förmedla uppgifter till framför allt aktuella mäklare. Personuppgifterna kan även komma att användas som underlag i marknadsundersökningar för såväl SPG som för våra personuppgiftsbiträden. Dessa personuppgifter är exempelvis namn, adress, e-postadress, telefonnummer och vid specifika fall även personnummer. Den registrerade har rätt att få sina personuppgifter raderade.

4.2 När du köper eller hyr ett bostads- eller hyresobjekt av oss

När du köper en bostad eller hyr en lokal för vilken SPG är fastighetsägare behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som byggherre, hyresvärd och avtalspart. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du eller företaget du företräder lämnar till oss. Vi sparar dina uppgifter fram till överlämning till en ny fastighetsägare.

4.3 När du söker en utlyst tjänst eller på annat sätt söker jobb hos oss

När du söker arbete hos oss kan vi behandla vissa personuppgifter för att kunna hantera ansökningar, genomföra intervjuer och fatta beslut i ett rekryteringsförfarande. Personuppgifter som behandlas är bland annat namn, födelsedatum, adress, information om erfarenhet och färdigheter, referenser samt eventuellt fotografi. Vi lagrar inte uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålet men vi kan komma att lagra personuppgifter även efter att rekryteringsförfarandet är avslutat om vi bedömer det nödvändigt att spara dem för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot SPG. Vad gäller ansökning om anställning hos SPG kommer din ansökan raderas utan dröjsmål efter fullgjord rekryteringsprocess. Om du lämnar ditt uttryckliga samtycke kan vi dock spara dina ansökningshandlingar för framtida rekryteringsbehov.

4.4 När du är leverantör, samarbetspartner eller annan avtalspart till oss

Vid teckning av avtal med leverantörer, samarbetspartners och andra avtalsparter såsom ägare och i våra projekt kan vi behöva behandla enskilda personers uppgifter i skriftlig och/eller digital form för att kunna administrera avtalen. Vi behandlar då enskilda personuppgifter för den eller de som är företrädare för avtalsparten. SPG kan behöva överlämna information till relevant tredje part bland annat vid tillfällen då SPG har en rättslig skyldighet att göra så. De personuppgifter som vi behandlar är bland annat namn, adress, e-postadress, telefonnummer och endast undantagsvis personnummer. Det som avgör när personuppgifterna inte längre ska bevaras är när mellanhavandet mellan den personuppgiftsansvariga och avtalsparten har avslutats. Personuppgifter som används för allmän administration kommer att gallras efter avslutat avtal. Vissa uppgifter så som namn, utfört arbete, samt period för uppdraget kommer att sparas under den period som en tvist kan bli aktuell. Vidare kommer räkenskapsmaterial att sparas under en period om sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutats.

5. Hur länge sparar vi dina personuppgifter

Personuppgifter får inte lagras under en längre tid med hänsyn till vad som anses nödvändigt med hänsyn till de ändamål de är insamlade för. SPG raderar därmed regelbundet personuppgifter som inte längre behövs. SPG kan spara vissa personuppgifter längre än vad som sagts ovan för att tillgodose krav enligt lag. För mer information gällande lagringstiden hänvisas till respektive avsnitt under avsnitt 4.

6. TILL VEM lämnar vi dina personuppgifter?

6.1 Personuppgiftsbiträden

Då det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.
Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med bland annat IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar), mäklare vid bostadsförsäljningar, marknadsföring (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer) och statistisk (marknads- och kundanalyser).
När uppgifterna delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten för uppgifterna.

6.2 Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar även dina uppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller företagets egen integritetspolicy och personuppgiftshantering.
Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter är bland annat statliga myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott, försäkringsbolag, auktoriserade revisorer, bostadsrättsföreningar när de utför personuppgiftshantering inom ramen för sin lagliga skyldigheter, byggentreprenörer som SPG samarbetar med, mäklare när de utför personuppgiftshantering inom ramen för sin lagliga skyldighet, teknisk samt ekonomisk förvaltare när de självständigt styr över hantering av personuppgifter samt hyresvärd vid uthyrning av hyresrätter.
Om SPG agerar som personuppgiftsbiträde ska personuppgiftsbehandlingen ske i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner.

7. rutiner vid insamlande av personuppgifter

7.1 Allmänt

SPG samlar delvis in och tar emot uppgifterna för att självständigt behandla dessa och delvis på uppdrag av andra bolag. Vi agerar därmed både som personuppgiftsansvarig och som personuppgiftsbiträde. SPG ska däremot oavsett undvika att kränka den registrerades personliga integritet. De personuppgifter som lämnas kan komma att hanteras både manuellt och genom databehandling och ska i alla lägen uppfylla kraven som är ställda mot behandling av personuppgifter.
SPG ser till att personuppgifterna inte är tillgängliga för fler personer än nödvändigt och de anställda på SPG ska endast ta del av de uppgifter som krävs för utförandet av ens arbetsuppgift. SPG kan komma att begära att den registrerade granskar och uppdaterar de personuppgifter som innehavs. Den enskilde personen har även rätten att granska och uppdatera dess uppgifter regelbundet och SPG ska på begäran av den registrerade rätta uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Den enskilde personen har även rätt att kontrollera vilken information som finns registrerad.

7.2 Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig, kan vi även komma att samla in personuppgifter från en tredje part. De uppgifter vi samlar in från tredje part är bland annat adressuppgifter från offentliga register för att försäkra oss om att vi har rätt adressuppgifter. Vi kan även samla in uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag när så krävs för ingående av avtal.

8. dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen har du vissa rättigheter gällande dina personuppgifter som blir behandlade. Dessa rättigheter handlar om att du ska få information om när och hur dina personuppgifter behandlas och ha kontroll över dina egna personuppgifter. Du har därmed i vissa fall rätt att få dina uppgifter raderade, blockerade, rättade eller att få ut eller flytta dina uppgifter. Du kan alltid vända dig till Datainspektionen för framförandet av klagomål om du är missnöjd med hanteringen.

8.1 Rätten till tillgång

Du har rätt till tillgång till de personuppgifter som SPG registrerat om dig. Information om personuppgiftsbehandlingen ska lämnas av SPG när de samlats in samt när den registrerade begär det.

8.2 Rätten till rättelse

Om vi behandlar felaktiga uppgifter om dig har du rätt att få dessa rättade. Du har även rätten att komplettera med uppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

8.3 Rätten till radering

Du kan begära radering av dina personuppgifter som vi hanterar om dessa inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller behandlats. Du kan även begära radering då du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse. Om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av kan du även begära radering av uppgifterna.
Vi kan däremot ha rätt att neka din begäran då det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa uppgifter. Skyldigheter om detta kommer framför allt från bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagen samt från konsumentlagstiftning. Vi kan även neka en sådan begäran om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Om vi i något av detta fall inte kan radera dina personuppgifter kommer vi istället blockera dessa att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.

8.4 Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du bestrider att dina personuppgifter är korrekta kan du, under tiden vi kontrollerar huruvida uppgifterna är korrekta, begränsa behandlingen. Om du behöver personuppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk trots att vi inte behöver personuppgifterna för det fastställda ändamålet, kan du begära att vi inte raderar dina uppgifter.
Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.
Om behandlingen har begränsats enligt någon av dessa situationer får vi enbart, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

8.5 Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling

Du har alltid rätten att avstå från direktmarknadsföring och att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning. Du kan alltid välja att avstå från att ta emot information från oss och du är alltid välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan för att få hjälp med detta.

8.6 Rätten till dataportabilitet

Du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Detta gäller endast de uppgifter du själv har lämnat.

8.7 Berättigat intresse

I de fall vi använder en intresseavvägning som laglig grund för ändamålet har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen och rättigheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

8.8 Hur hanterar vi personuppgifter?

Vi kommer endast behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet eller om det är nödvändigt för identifiering. Vi försöker att minimera användandet av ditt personnummer genom att, i den utsträckning det är möjligt, enbart använda ditt födelsedatum.

9. Kontaktuppgifter

Om du vill utöva dina rättigheter enligt policyn ovan eller om du har andra frågor gällande SPGs personuppgiftsbehandling kan du kontakta:
Scandinavian Property Group
Biblioteksgatan 8
111 46 Stockholm
E-post: maryam.tarighi@spg.se

10. Uppdatering av policyn

Vi kan komma att göra ändringar i vår Policy vid behov. Den senaste versionen av policyn finns alltid tillgänglig på webbplatsen.